成本!成本 商用打印设备采购“显”规则

采购前的分析规划

提到商用打印设备采购，成本是一个绕不开的话题。因为除了极少数主营文印业务的企业，在其他绝大多数企业中商用打印设备都是一个纯粹的“成本消耗者”。与其他商用IT设备相比，商用打印设备对成本的消耗不但出现在采购过程，而且还是用得越多越花钱。因此对于商用打印设备采购来说，控制成本是最重要的一条“显”规则。考虑到商用打印设备的这个特殊性，企业在采购商用打印设备之前最好先有一个清晰的思路，分析一下自己的情况，而不要直接盯着产品的各种“标签”。企业在采购商用打印设备时和使用过程中，需要进行全面的分析规划、采购部署和管理维护，在满足需求的前提下降低成本是第一要务。

相关调查数据显示，企业每年与文印相关的成本大约占企业总营收的1%～15%，而且大多数企业都处于相对较高的水平。(这里所说的成本包括很多方面，不但有设备采购和使用带来的显性成本，也包括维护管理、工作效率、工作流程、信息安全造成的隐性成本。)之所以出现这种情况，原因是多方面的。首先是对商用打印设备的采购缺乏明确的思路和策略，造成商用打印设备的数量激增、使用混乱、标准不统一。其次是对商用打印设备的使用缺乏有效的管理，无法控制各个部门和每个员工的打印作业，也难以将设备维护在最佳状态。这些问题的存在，直接导致显性文印成本和隐性文印成本大幅增加；要从源头着手解决问题，首先就需要对企业状况和需求进行深入分析，认清自我才能对症下药。

优化信息流程

减少印量是降低文印成本最有效的途径，只要分析一下企业的业务流程我们就会发现，很多使用文印服务的环节都不是必不可少的。从以往的经验来看，企业实施电子化办公后可以减少大约80%的印量，这就意味着文印成本的大幅降低。因此，优化信息流程是商用打印设备采购前分析评估工作的重中之重。

可见的显性文印成本仅占了总成本的一小部分

文档票据的电子化是优化信息流程的一个重要步骤

企业IT人员需要根据办公环境和员工坐席位置来改善设备布局

其实，目前很多企业都已经通过信息化解决方案实现了电子化办公，大部分信息都是通过网络在各个终端以及服务器之间流转，只是因为企业内部习惯或者第三方的需要而使得某些信息交换环节没有实现电子化。减少印量主要就是为这些环节设计一个文档电子化的流程，这个过程主要通过数码复合机、专用扫描仪等设备来实现。外部票据文件电子化、内部文件通告电子化、文件传真网络化……只需要强化特殊环节的电子化程度，企业文印成本的大幅降低就是可以预期的。

改善设备布局

与优化企业信息流程类似，改善设备布局也是提高工作效率、降低文印成本的一个有效途径。改善设备布局有两个好处，其一是可以将无序摆放在办公空间里的大量低性能打印设备更换为少量高性能打印设备，以减少与设备采购、维护、耗材相关的显性文印成本；其二是可以缩短设备与员工的距离，减少各个区域的员工在打印、等候、取件过程中浪费的时间，提高工作效率，降低隐性文印成本。

改善设备布局主要包括调配设备位置和平衡文印负荷两个方面，企业IT人员需要完成两个步骤的工作：一是计算各个区域的总印量、打印频率、文档类别和其他操作类别(如扫描、传真、复印等)；二是根据之前的统计数据规划所需购买的产品类别，并根据需要确定摆放的位置。当然，企业管理者也可以将这项工作交给相关的服务商或者设备提供商来完成，比如富士施乐的XOS服务就包含利用精益六西格玛方法对文件输出环境进行的评估和规划。

采购部署按需配置

分析规划是企业打印设备采购的第一步，在企业IT人员改善业务流程并摸清自身需求之后，就可以进入设备的采购部署阶段。这个阶段的主要工作是根据需求分析提出设备采购条件，并按照所需的产品类别和规格来采购部署合适的产品。

商用打印设备的采购并不是一个简单的买卖过程，它需要根据设计印量、功能需求、摆放布局等条件筛选需要采购设备的种类和规模，在这个过程中企业IT管理者需要用发展的眼光看问题，在充分了解目前实际情况的前提下对未来一段时间的业务、印量变化进行评估，并制定具备一定弹性的规划来满足持续变化的业务需求。采购环节需要综合考虑商用打印设备的各个方面，也要随时关注市场的新变化。下面我们就根据商用打印设备在2011年的几个重要关键词，结合企业的文印需求来分析正确的设备采购策略。

无线网络

除了极少数单人使用的桌面机型和财务专用的票据打印机，目前商用打印设备接入企业内部办公环境通常都采用的是网络接口，以便更好地共享使用，例如之前测试的爱普生K100就专门标配了网络接口。而自2010年起商用打印设备开始顺应无线网络办公的需求标配无线网络模块，这一趋势在2011年变得更加明显。笔记本电脑甚至平板、智能手机等设备大量进入企业办公领域之后，具备无线网络模块的商用打印设备无疑可以更好地融入企业环境。三星、惠普、佳能等打印设备厂商都推出了大量具备无线网络模块的机型，为企业提供了丰富的选择空间。当然，就目前来看具备无线网络模块的商用打印设备还主要集中在喷墨、小型激打等SOHO、SMB机型，但是随着无线网络的发展，未来数码复合机也将会越来越多地搭载无线网络模块，从而实现对各级规模企业的全覆盖。

自动双面

一张纸、两面用，这是最直观、最有效的降低文印成本的方式之一。Gartner的一份报告称：“将双面打印设定为所有设备的默认设置可使企业一年打印纸张消耗量至少降低30%”。双面打印的实现方式有手动和自动两种，不过对于企业管理者来说，手动双面打印基本上毫无实际意义，只有自动双面打印才能真正达到降低成本的目的。调查数据显示，有近7成的企业都希望采用具备自动双面打印功能的设备。以往自动双面打印功能需要选配价格昂贵的独立模块来实现，但是在2011年自动双面打印功能已经开始在千元级打印产品上普及。从去年底到今年，爱普生和兄弟先后推出了内置式的全新自动双面打印模块，降低了自动双面打印模块的复杂程度和成本，为自动双面打印功能的普及提供了契机。这种新的自动双面打印模块已经被用于爱普生K100、兄弟HL-2240D这样的千元级产品上。#p#副标题#e#

高速输出

输出速度是打印设备的核心性能指标，它会对企业办公效率造成一定的影响。特别是在印量较大、紧急业务多的企业，输出速度与办公效率以及由此产生的隐性文印成本的关联更加紧密。在速度方面，商用打印设备存在显著的等级差距，喷墨打印机、激光打印机、数码复合机等不同类别产品之间，以及同类产品不同价格档次之间的差异都非常明显。不过不管是哪种类别，在2011年都在强化输出速度方面的表现。目前入门级激光机型的输出速度已经开始超过20ppm，喷墨机型中的高速型号标称数据甚至达到了30ppm以上，前面测试的爱普生K100的标称输出速度就高达38ppm，实际测试速度也达到了21ppm以上。而高端的激光打印机和数码复合机，输出速度超过40ppm甚至50ppm以上的也不在少数。根据本次“年底商务采购意向调查”来看，目前7成左右的企业依然以30ppm以下的中低速商用打印设备为主，有很大的改进升级空间。

彩色输出

时至今日，面对愈发成熟的商务办公环境，人们已经不再满足于传统黑白打印，更专业、更具视觉效果的彩色文档逐渐成为用户的新选择。从本次调查数据来看，彩色喷墨机型和彩色激光机型合并后的市场份额已经超过了黑白激光机型。对于需要更多创意、灵活性的小微企业用户与SOHO一族来说，彩色输出拥有的更佳表现效果拥有更好的吸引力，他们需要彩色文件来向客户展示自己的意图和创意。而对于大中型企业和特殊行业用户来说，黑白文档输出依然是日常办公文印业务中的主要部分，不过随着业务的不断拓展和商业竞争的日渐激烈，单独的黑白打印也渐渐变得无法满足需求，需要用彩色来增强竞争力。彩色输出对于企业采购来说最大的问题是成本，其较高的设备采购成本和后期使用成本会阻碍企业采购。不过随着彩色激光打印机和复合机价格门槛的不断降低，彩色打印也开始越来越多地出现在企业办公环境当中。

低碳环保

绿色办公已经提倡了很多年，低碳概念也开始变得深入人心，商用打印设备的低碳环保特性自然备受重视。商用打印设备的低碳环保特性主要体现在节能方面，在这方面打印设备厂商已经做了相当多的工作，相关的技术也非常成熟，比如按需定影、低温碳粉等概念早已经被我们熟知。就节能而言，商用打印设备主要应该注意工作模式切换、产品替代选择等方面。之所以强调工作模式切换，是因为打印设备在不同状态下的工作功耗存在显著差异。以数码复合机为例，其运行(输出)状态下功耗可以达到1000W，而待机状态下则可以低于50W，休眠状态下功耗更是几可忽略。企业中的商用打印设备大多数时间都处于待机状态，如果选择那些能够在休眠状态、待机状态、工作状态之间灵活切换的设备，那么当较长时间不使用时设备会自动切换至休眠状态，节省能源；在需要工作时又能快速启动，满足用户对效率的追求。其次是设备的替换，因为喷墨打印机和激光打印机/复合机之间的功耗差异巨大，喷墨打印机的工作功耗通常不超过20W，因此对于中小企业来说，在某些位置采用喷墨机型替代激光机型也不失为节能的好办法。

爱普生L201黑白喷墨一体机

爱普生L201黑白喷墨一体机参数

写在最后

商用打印设备的采购、使用和管理是一个系统工程，企业不应该将其当做是孤立的产品采购，而是需要进行完整的分析评估、规划筹备和设置管理，以便在商用打印设备的整个生命周期中能够充分提高工作效率、降低文印成本。特别是对于希望降低文印成本的企业来说，采购打印设备之后的文印管理更加重要。根据Gartner的报告，通过积极管理和优化办公打印环境，实施了文印管理的企业通常会比没有实施之前节约10%～30％的文印成本。以用户打印权限管理为例，如果能够通过这种方式杜绝利用企业打印设备进行私人文印作业的情况，那么就能减少很大一部分无谓的文印成本。转换一下思路、改善一下管理，就能达到更好的成本控制和效率提升，何乐而不为呢？