“预算有限，怎样才能买到合适的设备？”这是绝大多数中小企业购买办公设备时考虑最多的问题。厦门香水树饰品有限公司（下文简称“香水树”）以其切身体验，带给诸多中小企业用户新的启示。
一台低端的黑白激光打印机加一台家用照片打印机，这是在全国数以千万计的中小企业中，尤其是一些有样稿输出和制作个性产品图册需要的企业的常见搭配。而这也曾经是香水树办公设备配置的真实写照。
随着业务的发展，香水树慢慢由传统的首饰设计公司转为一家从事网络DIY饰品销售的公司，饰品的品种更新换代比以前快了很多。业务的转变自然带来办公需求的变化。公司负责人叶小姐介绍说，“主要的变化是彩色打印的量增加了。因为饰品的种类更新比以前快了很多，我们的产品图册也就需要即时更换。原来，我们把产品图册外包给印刷公司，不过那时候印刷起印量动辄就上万，而现在更新换代那么频繁，一有新产品我们就得换，这样算下来，外包就变得不划算了。况且外包出去也需要一定的印刷周期，时间我们是耗不起的，所以我们非常需要配备相应设备自己制作产品图册。而且我们公司不大，对成本很敏感，凡事能省则省。开始想凑合着用原来那台照片打印机吧，可是它的速度实在是让人受不了，打个五六十页就要一天，还老卡纸！”
因此，打印设备的更新换代就提上了日程。对此，公司曾经算过一笔账，彩色激光打印机的速度是很快，但是价钱实在太贵了，对于香水树这样的中小企业还是难以承受。
经过多方询价和对比，香水树最终买了一台HP Officejet Pro K5400dn（下文简称K5400dn）。“我们去卖场看了很多机器，很多牌子和型号，最后我们选了这台惠普的打印机。当时卖机器的人告诉我说这台机器卖得非常好，价钱也不贵，才1000多块，而且一套墨盒可以打好几包纸，够用好几个月了。我觉得很划算，就买了它。”
这台打印机的表现着实超出了叶小姐的想象：“现在我们制作产品图册，几十页的文档，几分钟就打印好了，再也不用像以前那样等，还得惦记着会不会卡纸。”速度上来了，那么，打印质量呢？在购买K5400dn之前，香水树用照片纸打印产品图册，现在，用普通喷墨纸就可以了，色彩很漂亮，线条也都很清晰，一点都不比之前的差，而且还省了钱。叶小姐还讲述了一个真实的小故事，她说：“有一次，一个客户来看货，他需要回去和其他同事商量才能决定下多少订单，而巧的是我们当时正好出了一批新款，产品图册还没有打印出来。于是，我们就当场制作，30多页，一下子就打印好了，效果和电脑显示的一样真实细腻。当时客户还特意问了我们用什么机器打印呢。”
提到节省成本，香水树的员工其实对这台机器有很多心得，比如，K5400dn具备自动双面打印单元，无须人工操作即可自动打印双面文档；还有K5400dn带网络功能，可以同时连五台电脑，再也不用向以前一样要拿着个U盘劳烦连着打印机的同事了。充分利用办公资源，无形中其实就是节省了办公的成本。
“节省”对于中小企业办公采购永远是个关键词。对于国内众多中小企业来说，指望一台机器就带来直接的盈利，是不现实的。但是，选择一台合适的办公设备，对于成本的控制、对于效率的提升以及业务的有效展示，其价值是非凡的，如果考虑地更长远些，不妨考虑采用商喷产品，告别以前的“小米加步枪”时代，让企业更有效地专注于核心业务。
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