随着智能化软件越来越多应用于办公设备，打印机、复印机和多功能一体机不再局限于简单的功能性输出，转而成为企业的文档处理中心。同时，由于办公设备的使用涉及企业人力、财力、物资、信息等诸多资源，它正逐步成为一个员工办公、企业管理、客户沟通的协同平台。然而办公设备在提高工作人员的文档处理能力的同时往往产生许多隐患。长期整体投入大而难控制、管理过程繁琐、后期维护麻烦等逐渐成为摆在企业面前的难题。
而产品的升级已远远不能满足企业日益复杂而多样的需求。OA办公自动化国际学术研讨会暨展览会组织委员会秘书长、《办公自动化》杂志社社长马慕周指出：“企业期待办公设备提供智能系统而全面地服务客户的同时，为用户带来全新的办公环境优化理念，推动用户对传统设备使用和管理模式的革新！”因此，选择真正适合本企业的办公解决方案，创造安全、经济、高效、智能的办公环境，不仅成为摆在每位IT经理、采购经理、甚至企业管理层面前的一个重要课题，也将成为办公设备提供商的服务主旨。
为满足不同行业和规模企事业用户需求，帮助用户实现办公环境的整体优化，柯尼卡美能达于2009年提出了更具个性化的OPS(Optimized Print Service)综合提案服务。OPS综合提案服务是根据企业目前的使用环境和使用情况对办公设备进行最合理配置，从削减成本、提高安全性、提高工作效率等方方面面，提高客户对办公设备使用的满意度而制订的顾问式服务。整个过程由五部分组成：前期信息收集、评测分析、改善提案、导入和定期观察以及维护管理五部分组成。柯尼卡美能达的技术人员将在前三项步骤中完成调查评估，深入了解客户的使用环境，使用情况，总体使用成本及改善需求，针对问题指定改善目标和方案。在后两步解决方案的实施阶段中，柯尼卡美能达将对客户进行最佳配置与优化布局，并定期为客户提供改善建议。
评估阶段 量体裁衣
OPS综合服务提案的首要步骤是前期访问。通过对企业的环境、人数、使用用途的全面了解，掌握目前的问题，确认初期改善目标。而此时，大部分企业会将重点放在设备本身的问题，如机器故障、卡纸、画质差等问题。因此需要更进一步的评测和分析，从而掌握输出量和运行成本，对办公室的设计和设备配置图进行分析，掌握总体运行成本和设备的负荷量。柯尼卡美能达公司人员介绍说：“设备的购买成本只是冰山一角，而管理设备的成本、工时甚至电费通信费等则成为漏网之鱼，不断耗费着企业宝贵的资源。除此之外，使用设备和文件保管占用的空间等细节往往潜伏在管理人员的监控外，影响着企业办公效率。总体运营成本如何控制，文档如何保证安全，各类设备如何兼容及故障发生率如何降低等问题逐渐浮上水面。”
寻找到企业办公的症结后，便是针对问题提出改善方案，包括一元化管理方式的改进、提高工作效率及降低成本的改善目标等。比如银行等金融体系，彩色输出的需求不大，对不必要的彩色输出做出限制则能够有效降低耗材费用。而大量数据单据打印及双面复印等功能需求往往使金融类企业购置多台单一功能的设备，分散管理，占用过多办公空间，使得资源利用率不高，增加维护成本。而采用多功能设备合理替换多台单一功能设备，能够提高设备利用率，从而降低维护成本。#p#副标题#e#
实施导入 智能为王
OPS综合提案服务的实施阶段将对企业进行最佳配置与优化布局，导入解决方案并观测成果，提供观测报告，为客户建立自身可维护和改善的体制。这些步骤的实施离不开柯尼卡美能达业界领先的智能科技。这些技术与功能是OPS综合提案服务的有力支持和保障，促使解决方案的各个步骤能够有序进行，为企业的后续管理带来便利。
大型企业办公设备往往分散于各个楼层，用户又分属于不同部门，这给IT管理人员的工作造成困难。而柯尼卡美能达特有的“bizhub开放平台”作为业内领先的创新式控制系统，不仅可以轻松实现对联网的所有设备的管理，实时了解设备信息及状态（如：缺粉、卡纸、缺纸等信息），同时整合企业其他品牌的设备，对整个系统的运行状况和数据传输进行监控。通晓细节与纵观全局同样重要。由柯尼卡美能达首创的生物认证技术“静脉识别”是IC卡识别的升级，能够避免卡丢失带来的认证麻烦，相较指纹识别度更高，以精确到人的方式，对办公设备的复印、打印、扫描和传真功能进行管理和控制。
由点到面，管理人员既能够了解每位员工的使用和机器运行情况，更能够掌握不同部门和企业整体的办公设备状态，从而真正达到提高效率，节约成本，提高信息安全性的目的。
后续维护 专业主动
柯尼卡美能达的“CSRC远程诊断系统”（CS Remote Care），能够实时掌握、诊断设备的状态。设备一旦发生故障，自动通知功能会立刻将故障情况传达到“CS Remote Care中心”，是维修人员能够在第一时间正确把握故障情况，并在此基础上门维修，从而使停机时间降到最低。同时，客服人员将为用户说明设备的使用方法的提案，并自动寄送消耗品。企业将不再有设备无人维护的后顾之忧。
“柯尼卡美能达的产品一直以质量优良著称。售前售后的服务也广受用户认可。如今提升到解决方案层面上，定制化服务覆盖了几乎整个办公环境和文档处理系统。像我们这样对文档处理有较多特殊需求的单位是相当欢迎这些服务的。”北京信息职业技术学院安海权系主任表示：“同时，柯尼卡美能达Simitri HD聚合碳粉能将产生的二氧化碳、 SOx和NOx排放量减少近40%，是业内非常领先的环保技术，适应了当前低碳，绿色办公的要求。”
马慕周秘书长表示：“绿色、智能、个性是办公设备未来发展的必然趋势！柯尼卡美能达把握了市场的发展方向，站在行业前列，提出了综合服务提案。这将改变企业的办公管理的传统方式，有效提升办公效率。”据悉，越来越多的客户开始主动要求为其提供定制服务和解决方案。这不仅反映了市场的日趋成熟，也进一步说明管理人员开始考虑办公设备的长期投入成本及综合效益。完善而针对性强的解决方案将支持办公设备提供商在产品日趋丰富、竞争越发激烈的办公设备市场中脱颖而出。
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