办公效率提高必读 打印机管理之“巧”招

      提到打印机的管理，相信多数人头脑中立即会涌现出不少平时总结出来的打印机管理技巧或心得，可是仔细推敲这些技巧和心得后，我们不难发现其中绝大多数技巧或心得都是针对正式打印之前的或打印之后的，而很少有技巧是专门针对打印过程中的。事实上，我们在执行完了打印操作命令后，并不就是一味地被动等待打印机去完成打印任务，在这一过程中，我们仍然可以对打印机进行主动管理；我们可以打开本地计算机的打印队列管理界面，来进行查看打印状态、调整作业打印顺序、随时终止打印作业等多种管理操作，确保材料打印有的放矢。

    1、查看打印状态信息
   
    在进行网络打印时，及时知道每一个打印任务的打印状态信息是非常必要的，打印管理员可以根据状态信息了解到哪些打印任务已经被执行完了，哪些打印任务正处于执行中，哪些打印任务在执行过程中出现了错误，这样就能有针对性地采取管理措施确保每一个打印任务都能顺利地被执行成功。由于每一个打印任务一旦被发送到打印机后，它们的打印状态信息就会自动出现在打印机所连计算机系统的打印队列中，因此我们只要进入打印机所连计算机系统，并打开该系统中的打印队列窗口就能查看到所有打印任务的状态信息了。下面就是查看打印任务状态信息的具体步骤：
   

    首先进入打印机所连计算机系统，并在该系统桌面中单击“开始”按钮，在弹出的系统“开始”菜单中依次选择“设置”/“打印机和传真”命令，打开本地系统的打印机列表窗口，再用鼠标双击目标网络打印机图标，这样就能打开打印机的打印队列窗口了，如图1所示；当然，一旦有打印任务发送到网络打印机中后，网络打印机所在计算机系统的托盘区域处就会自动出现一个打印机控制图标，用鼠标右键单击该控制图标，从弹出的快捷菜单中执行“打开所有现用的打印机和传真”命令，这样也能打开如图1所示的打印队列窗口；
   
    其次在打印队列窗口中，我们可以清楚地看到目前究竟有几个打印任务发送给了网络打印机；在对应该窗口的“文档名”列表处，我们可以查看到每一个打印任务的具体文档名称，在“状态”列表处我们可以查看到这些任务此时的打印状态，根据这里提供的状态信息我们就能知道哪些打印任务由于发生了错误而没有完成打印操作，一旦发现有打印任务出现错误状态时，我们必须根据对应打印任务的“所有者”信息，来通知该任务的打印用户及时采取措施排除打印故障，确保该打印任务重新被正确执行。此外，在打印队列窗口中，我们还能查看到每一个打印任务的页数、大小、提交时间以及使用端口等多种状态信息，有了这些状态信息后我们在打印时就能更加有的放矢了。

 2、随时停止打印作业
   
    许多时候，我们在单击打印命令之后才发现目标文档中还有一些错误没有修改过来，要是不将该错误的打印作业及时取消掉的话，那么打印出来的文档也会由于错误而不能使用，很显然这样会造成打印成本的白白浪费，那我们有没有办法在一发现错误就能即时将发送出去的打印作业停止下来呢？多数人会认为这很简单，一旦发现发送出去的打印任务有错误时只要迅速关闭打印机的电源，或者迅速移走进纸槽中的打印纸张，就能实现停止打印目标任务的目的了。尽管这也不失为一种方法，不过该方法并不能消除保存在打印机所连计算机缓存中的目标打印内容，只要重新接通打印机电源或者再次放入打印纸张后，打印机还会继续将有错误的打印作业打印出来；再说了，如果我们进行的是网络打印操作时，那么关闭打印机电源或移走打印纸张的办法根本就没有任何可操作性，因为打印用户在发送打印命令时并不在网络打印机现场，这样的话也就无法关闭网络打印机电源或移走打印纸张了。事实上，最理想终止打印作业的办法就是从打印队列窗口中来即时停止打印任务的打印操作。

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    要随时停止某个打印任务时，可以先按上面的步骤打开打印机列表界面，并双击该界面中的目标打印机图标，进入到打印队列窗口；在该窗口中找到那个包含有错误的目标打印作业，同时用鼠标右键单击该打印作业的名称，从其后出现的快捷菜单中单击“取消”菜单命令（如图所2示），这样打印机就不会对这个包含错误的打印作业进行打印操作了；当然，当我们从打印队列中将那个包含错误的目标打印作业选中时，也可以简单地单击一下键盘中的Del功能键，这样可以更快地停止目标文档的打印操作。
   
    倘若在发送完打印任务后，我们发现打印机的纸张还没有放置好或者打印机的其他事项还没有准备好时，那就可以进入打印队列窗口，用鼠标右键单击刚刚发送出去的打印任务，从图2所示的快捷菜单中执行“暂停”命令，让打印机暂时不接收我们发送出去的打印请求，以便腾出时间去放好打印纸张或设置好打印机，之后再单击图2快捷菜单中的“继续”命令或“恢复打印”命令，来继续执行打印操作（这里需要提醒各位注意的是，当执行过“暂停”命令后，该命令选项就自动变成“继续”命令或“恢复打印”命令了）。
    
   

    要是在打印过程中，打印机突然发生故障时，我们还可以用鼠标右键单击打印队列窗口中的空白区域，从随后弹出的快捷菜单中执行“取消所有打印文档”命令（如图3所示），这样就能把所有发送到打印机中的打印任务全部停止掉了。

 3、随心调换打印顺序
   
    当打印任务发送到打印机中后，我们还可以在打印队列中对它们的打印顺序进行随意调整，确保急着需要的目标打印作业优先打印出来，下面就是随心调换打印顺序的具体操作步骤：
   

    首先按上面的操作步骤打开打印机列表界面，并双击该界面中的目标打印机图标，进入到打印队列窗口；在该打印队列窗口中，找到需要优先打印的目标打印任务，同时右击一下该打印任务所对应的文档名称，从其后出现的快捷菜单中单击“属性”菜单命令，进入目标打印任务的打印属性界面；
   
    其次单击该属性界面中的“常规”选项卡，打开如图4所示的选项设置页面；在该选项设置页面的“优先级”设置项处，我们可以清楚地查看到目标打印任务此时的打印优先级，一般来说优先级越大的打印任务往往越优先打印，优先级越低的打印任务往往越滞后打印。因此当我们发现目标打印任务的优先级不高时，可以直接用鼠标拖动“优先级”设置项处的滑动按钮到“最高”位置，这样一来当前打印任务的优先级就被调整到最高状态，那么打印机自然就会优先打印该任务了。
   
    当然，在进行网络打印操作时，为防止多个打印作业同时“涌向”网络打印机，从而导致网络打印通道出现堵塞现象，我们最好为每一个打印任务设置合适的打印时间，以确保每一个打印任务在不同的时段被打印机依次执行；在为打印任务设置打印时段时，我们可以选中图4界面“日程安排”处的“仅从”选项，然后正确输入好开始打印时间和结束打印时间，最后单击“确定”按钮就可以了。